Vender espectáculos es complicado. Estamos mezclando arte, cultura y negocios; para la mente de un artista es una combinación a menudo estresante.

Están las compañías que tienen personal de oficina, separado de la producción artística, y están las más pequeñas en las que los propios artistas deben hacerse cargo de la gestión. En ambos casos he visto con frecuencia un manejo, digamos primitivo, de la gestión de la información.

¿Qué información maneja una compañía teatral, aparte de la fiscal/laboral?


Información promocional:

• De los espectáculos (fichas, fotografías, vídeo, resúmenes…)
• De la propia compañía (dossieres de prensa, p.e.)

Gestión de la empresa:

• Contratos
• Facturas

Y entre ambos bloques está el grupo del que depende todo:
Contactos

Las compañías envían información promocional a sus contactos, cierra la contratación con sus contactos, factura y cobra (a veces con mucho trabajo extra) a sus contactos.

La gestión de los contactos es fundamental para todo lo demás.

Hay muchas cosas a tener en cuenta, como las peculiaridades del mercado teatral, los distintos tipos de oferta o la dependencia del sector público, pero para no andarme por las ramas y suponiendo que si tienes una compañía esto ya lo sabes bien, voy al grano:

Si estás apuntando tus contactos en una libreta, en post-it o en folios, deja de hacerlo inmediatamente. Estás perdiendo control sobre la información y más tiempo del que te pueda parecer en un principio.

No se trata sólo de que sea poco eficiente, sino del estrés que conlleva hacer el trabajo de una máquina. Al apuntar en papel estás haciendo un esfuerzo inconsciente por recordar dónde apuntaste qué, por no hablar de lo que te puede costar encontrar un dato dos semanas después.

Hay programas específicos para la gestión de tareas, pero personalmente me parecen demasiado complicados para una necesidad que en realidad es sencilla y sobre todo, demasiado complicados para alguien que el día anterior estaba recogiendo esa información en papel. No se trata de complicarse la vida, sino de todo lo contrario.

Hay una forma mucho más sencilla y ya la tienes casi delante, en tu programa de correo.

Tanto si apuntabas en papel, como si lo hacías en un editor de texto e incluso si usabas la agenda del correo electrónico tal cual, sin organizar, crea una libreta de direcciones específica para la gestión en tu programa de correo; llámala festivales, contactos profesionales o como prefieras, pero sepárala de la libreta de direcciones general en la que se mezclan direcciones que no tienen nada que ver con la contratación de espectáculos.

Incluye en la ficha de cada contacto la información relevante, la que vas a usar, ya sea un N.I.F., números de teléfono o fechas de una programación.

Añade también una nota para cualquier gestión que hayas hecho con ese contacto, por ejemplo: Enviado el contrato el día tal. Dejar registradas ese tipo de gestiones te ahorrará más de un quebradero de cabeza en el futuro.
Por lo general, cualquier programa de correo cuenta con una libreta de direcciones que te permite añadir anotaciones a los contactos.

Si vas a hacer un mailing, ya sea electrónico o postal, crea una libreta de direcciones específica. No pasa nada por tener un mismo contacto en dos libretas de direcciones y suele ser sencillo el copiar contactos de una libreta a otra. Una vez finalizada la campaña puedes eliminar esa libreta de direcciones.

Al principio te va a costar. Cuesta mucho cambiar los hábitos de trabajo, pero te aseguro que el esfuerzo merece la pena.
Simplemente el hecho de tener la información importante en un mismo sitio ya es un gran avance y a la larga te va a ahorrar mucho tiempo, agilizando tu gestión.

Cobrar seguirá siendo igual de difícil, vender tus espectáculos también (no está el mercado para grandes alegrías), pero sufrirás menos con la gestión y en el fondo es un aspecto básico de tu trabajo diario que no se debe descuidar.

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