Debates infructuosos

Teatro romano con espectadores

Fotografía de Allie_Caulfield

Hace algún tiempo escuchaba a Ignacio Pérez Dolset, Consejero delegado de Pyro Studios y de Lion Animation Studios, decir algo que me pareció muy interesante. No recuerdo las palabras textualmente, pero hablaba de que en Europa somos mucho más de debatir que de actuar y comentaba que todos los días hay decenas de encuentros, foros y debates que no suelen llevar a ninguna parte, mientras que se dan muchos menos eventos prácticos, de los que plantean soluciones y formas de hacer cosas.

Estoy bastante de acuerdo con esa apreciación y más en el mundo de las Artes escénicas.

Llevamos años de congresos, encuentros y foros en los que se habla de las “nuevas” tecnologías, de los problemas del teatro, de la necesidad de reinventarlo prácticamente todo, pero pocas veces he visto propuestas prácticas y realizables. No he visto que un asistente empiece a hacer algo de forma distinta tras asistir o participar en alguno de estos encuentros, y no he visto grandes cambios sobre los temas tratados en los últimos 10 años, sobre los que se vuelve una y otra vez.

No critico los encuentros y foros. Hablar, analizar y conocer me parecen cuestiones muy importantes, pero ¿dónde queda el hacer?

Debatir sobre aspectos en los que no podemos hacer nada lleva a la frustración. Después de analizar el estado de una cuestión tiene que haber algo que yo pueda hacer, por poco que sea, para que me sirva de algo el saber lo mal que está la cosa.

Hay algo fundamental que el mundo del teatro puede empezar a hacer: establecer vínculos más sólidos con el público. Las compañías pueden hacerlo, pero ni ven la necesidad (en realidad no viven del público) ni el interés, porque el público sólo interesa durante el momento en que lo es, ni antes ni después. Demasiado efímero.

Una relación más amplia con el público llevaría a una cambio radical en el modelo de demanda, que es el primer paso para cambiarlo todo.

Práctica: Interesarse por las personas. Empezar a conversar (hablar y escuchar) con quien aún no es tu público y con quien ya lo ha sido. Extender el abrazo del teatro. Aflojar el vínculo con los intermediarios para reforzarlo con el público.

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Mejorar la gestión de una compañía de teatro de forma sencilla

Notas clavadas

Imagen de meddygarnet CC


Vender espectáculos es complicado. Estamos mezclando arte, cultura y negocios; para la mente de un artista es una combinación a menudo estresante.

Están las compañías que tienen personal de oficina, separado de la producción artística, y están las más pequeñas en las que los propios artistas deben hacerse cargo de la gestión. En ambos casos he visto con frecuencia un manejo, digamos primitivo, de la gestión de la información.

¿Qué información maneja una compañía teatral, aparte de la fiscal/laboral?


Información promocional:

  • De los espectáculos (fichas, fotografías, vídeo, resúmenes…)
  • De la propia compañía (dossieres de prensa, p.e.)

Gestión de la empresa:

  • Contratos
  • Facturas

Y entre ambos bloques está el grupo del que depende todo:
Contactos

Las compañías envían información promocional a sus contactos, cierra la contratación con sus contactos, factura y cobra (a veces con mucho trabajo extra) a sus contactos.

La gestión de los contactos es fundamental para todo lo demás.

Hay muchas cosas a tener en cuenta, como las peculiaridades del mercado teatral, los distintos tipos de oferta o la dependencia del sector público, pero para no andarme por las ramas y suponiendo que si tienes una compañía esto ya lo sabes bien, voy al grano:

Si estás apuntando tus contactos en una libreta, en post-it o en folios, deja de hacerlo inmediatamente. Estás perdiendo control sobre la información y más tiempo del que te pueda parecer en un principio.

No se trata sólo de que sea poco eficiente, sino del estrés que conlleva hacer el trabajo de una máquina. Al apuntar en papel estás haciendo un esfuerzo inconsciente por recordar dónde apuntaste qué, por no hablar de lo que te puede costar encontrar un dato dos semanas después.

Hay programas específicos para la gestión de tareas, pero personalmente me parecen demasiado complicados para una necesidad que en realidad es sencilla y sobre todo, demasiado complicados para alguien que el día anterior estaba recogiendo esa información en papel. No se trata de complicarse la vida, sino de todo lo contrario.

Hay una forma mucho más sencilla y ya la tienes casi delante, en tu programa de correo.

Tanto si apuntabas en papel, como si lo hacías en un editor de texto e incluso si usabas la agenda del correo electrónico tal cual, sin organizar, crea una libreta de direcciones específica para la gestión en tu programa de correo; llámala festivales, contactos profesionales o como prefieras, pero sepárala de la libreta de direcciones general en la que se mezclan direcciones que no tienen nada que ver con la contratación de espectáculos.

Incluye en la ficha de cada contacto la información relevante, la que vas a usar, ya sea un N.I.F., números de teléfono o fechas de una programación.

Añade también una nota para cualquier gestión que hayas hecho con ese contacto, por ejemplo: Enviado el contrato el día tal. Dejar registradas ese tipo de gestiones te ahorrará más de un quebradero de cabeza en el futuro.
Por lo general, cualquier programa de correo cuenta con una libreta de direcciones que te permite añadir anotaciones a los contactos.

Si vas a hacer un mailing, ya sea electrónico o postal, crea una libreta de direcciones específica. No pasa nada por tener un mismo contacto en dos libretas de direcciones y suele ser sencillo el copiar contactos de una libreta a otra. Una vez finalizada la campaña puedes eliminar esa libreta de direcciones.

Al principio te va a costar. Cuesta mucho cambiar los hábitos de trabajo, pero te aseguro que el esfuerzo merece la pena.
Simplemente el hecho de tener la información importante en un mismo sitio ya es un gran avance y a la larga te va a ahorrar mucho tiempo, agilizando tu gestión.

Cobrar seguirá siendo igual de difícil, vender tus espectáculos también (no está el mercado para grandes alegrías), pero sufrirás menos con la gestión y en el fondo es un aspecto básico de tu trabajo diario que no se debe descuidar.

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Cómo está cambiando el teatro en Internet

Theatre Mask

Image by Tilemahos Efthimiadis CC


Durante el último año han ido naciendo en Internet algunos proyectos interesantes para el mundo del teatro que parecen apuntar hacia una mejor gestión de la información teatral.

La escasez de información sobre la actividad teatral o escénica, o la escasa utilidad de la existente ha sido durante mucho tiempo (y sigue siendo) el punto débil del mundo del teatro y la gestión cultural en la Era de Internet. Afortunadamente, parece que eso comienza a cambiar poco a poco.

En el mundo de la gestión cultural en general y de las Artes Escénicas en particular parece que la información sigue siendo cosa de agendas de papel, folletos, carpetas, hojas de cálculo y bases de datos obsoletas y cerradas.

Y sin embargo, desde los inicios de la popularización de Internet (hace ya casi dos décadas) ha habido un interés continuo en recopilar y organizar la información del mundo del teatro. Ese interés se ha manifestado a menudo en enormes y por lo general poco fructíferos esfuerzos personales.

Algunos ejemplos de estos esfuerzos tempranos en la red (a partir de 1996) son Artslynx, Performing Arts Online y The Puppetry Home Page.

Todos ellos, así como otros similares, me parecen dignos de admiración por varios motivos. En primer lugar, por su visión y por haber captado la necesidad y las posibilidades de recopilar y organizar información sobre compañías, teatros, festivales, programaciones, etc. En segundo lugar, por el esfuerzo que supone el ir recogiendo datos de forma casi artesanal, en ocasiones durante años, para recopilar miles de entradas puestas automáticamente a disposición del público en general.

Lamentablemente, la gran mayoría de esos esfuerzos terminaron enfrentándose de forma terminante a los problemas que conlleva la gestión de la información.
No resulta práctico, por ejemplo, disponer de un documento enorme con miles de compañías de teatro, por no hablar de las dificultades para mantener esa información actualizada, algo que solía superar las capacidades de este tipo de proyectos.

En cuanto a las instituciones públicas eran y continúan siendo demasiado grandes (y lentas) para el ritmo que impone la red, de modo que las escasas propuestas de cara a la gestión de la información teatral, aunque bienintencionadas tienen una utilidad marginal o muy localizada; además siguen planteamientos estructurales del siglo pasado, nada prácticos para los tiempos que corren teniendo en cuenta el volumen de información creciente y los retos que conlleva organizarla.

Un par de ejemplos del Ministerio de Cultura español:
La web del Centro de Documentación Teatral y su base de datos de consulta pública.

La primera base de datos pública de carácter teatral con una concepción moderna fue el directorio de Titerenet cias.titerenet.com dedicada al teatro de marionetas.

Con “concepción moderna” me refiero, además de a las tecnologías utilizadas, a que incluía mecanismos para una gestión práctica de la información (modelos de datos bien definidos, actualización, filtros…) la capacidad de extender sus funcionalidades (minería de datos, agenda de actuaciones) y la posibilidad de crecer sin perecer en el intento (escalabilidad).

Además, partía de un modelo conceptual completamente distinto al de otras iniciativas anteriores. En lugar de ser un sitio en el que mostrar (con mayor o menor acierto) los datos recopilados, se convertía en una plataforma para recopilar y gestionar esos datos por parte de los usuarios, de modo que la información sobre compañías, por ejemplo, era proporcionada y actualizada por las propias compañías; un modelo con sus propias dificultades y retos.

No se trataba de nada nuevo o revolucionario, pero llevaba por primera vez a la información teatral (hablo del 2001) fórmulas que estaban en pleno desarrollo en Internet, como los sistemas de gestión de contenidos (CMS), los contenidos generados por los usuarios (UGC) o el uso de modelos de datos y taxonomías más propias de la Era de la información que de los tiempos del Fax.

Pero el directorio de Titerenet es un proyecto circunscrito exclusivamente al mundo de los títeres.
En un ámbito más amplio dentro del marco de las Artes Escénicas, lo más parecido a una base de datos moderna que he podido encontrar es la BroadwayWorld International Database broadwayworld.com/bwidb/ en la línea (salvando las distancias) de la Internet Movie Database www.imdb.com

Con más de 12.000 producciones registradas y más de 75.000 actores y actrices (datos proporcionados por la propia BWIDB) debe ser una de las mayores recopilaciones de datos escénicos, si no la mayor. Sin embargo, adolece en su propia estructura de algunos de los problemas que tuvieron proyectos anteriores más modestos.

Pero no sólo de bases de datos vive la información teatral en la red. Otro aspecto fundamental que parece estar mejorando es el de los contenidos informativos y de divulgación sobre las Artes Escénicas, ya sea en forma de revistas especializadas, blogs, carteleras o como contenidos en las redes sociales.

Este es un tema que daría mucho que hablar, así es que lo dejaré para otra ocasión.

La cuestión es que una información completa, accesible y actualizada sobre la actividad teatral no sólo supondrá enormes mejoras en la gestión cultural o en la difusión teatral, sino que además sentaría las bases necesarias para el desarrollo de ulteriores proyectos.

Creo que el desarrollo de un ecosistema de información teatral (naturalmente a través de Internet) es uno de los grandes retos a los que se enfrentan hoy en día las Artes Escénicas. Ese ecosistema, diverso y dinámico es más que necesario para adaptar a los tiempos tanto la difusión como la gestión del mundo de la escena.

Algunos de los nuevos proyectos que están apareciendo entorno al teatro, como Escena 2.0 www.escena-2.com o Teatra www.teatra.co o simplemente la cantidad y actividad de cuentas en Twitter relacionadas con el teatro apuntan a la posibilidad de que algo esté cambiando, para bien, en la relación entre la escena y la información.

Y por supuesto está In the Dir, que la semana que viene estrena una nueva y muy mejorada versión, tras 7 meses de pruebas y maduración del proyecto. Hasta el sábado podéis probar la nueva versión, antes de que salga, en esta dirección temporal www.inthedir.net/es

Si conoces otros proyectos interesantes relacionados con el teatro (seguro que no los conozco todos) deja un comentario.

Descargo de responsabilidad: Tanto el directorio de Titerenet como In the Dir son o han sido proyectos personales.

Fotografía de Tilemahos Efthimiadis
Licencia: CC Reconocimiento.
Imagen original.

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